Para la correcta gestión de inventario en nuestros almacenes, una de las opciones casi obligada para la mayoría de industrias es el seguimiento de lotes. Saber a quién se ha vendido cierta fabricación de un producto o localizar un batch (lote) que ha salido defectuoso es clave y, en muchas ocasiones, obligado por ley.
Zoho Inventory, y por ende Zoho Books, permite el seguimiento de lotes en todos nuestros productos. Para activarlo tan solo debemos ir a las Preferencias > Artículos > Habilitar seguimiento por lotes. En esta misma sección también podemos activar el seguimiento por número de serie si nuestros artículos también lo tienen.
Cómo funciona el seguimiento por lotes en Zoho Inventory
El seguimiento por lotes en Zoho Inventory es sencillo. Cada vez que realizamos una recepción de una orden de compra o una transferencia entre almacenes debemos indicar al sistema el lote de cada tipo de producto que estamos recibiendo. Por un lado, debemos anotar el lote del fabricante y por el otro nuestro lote, que puede ser el mismo que el del fabricante o uno diferente.
Cuando tengamos activado el seguimiento por lotes, luego nos encontraremos nuevas pestañas de informaicón en los paquetes, facturas y artículos en donde estarán reflejados los lotes enviados o los disponibles en los almacenes.
El problema de los lotes repetidos en Zoho Inventory
Zoho Inventory tiene un problema con el seguimiento de lotes: no permite números repetidos. Cada recepción de artículos debe tener un lote interno diferente, no es posible agrupar productos por lote en diferentes recepciones ya que para Zoho cada recepción tiene unas características y debe ser diferenciado uno de otro. En la comunidad de Zoho se habla mucho de este problema, pero por el momento no se ha dado una solución.
Para arreglar el problema de los lotes repetidos con Zoho Inventory debemos optar por una solución lógica que nos valga en nuestros procedimientos. Os damos dos soluciones
- No facturar las recepciones de compra. Si no facturamos las recepciones de compra, las podemos recibir en todo momento por lo que podemos editar el número de artículos recibidos y así aumentar las cantidades de nuestros lotes. Es una pequeña trampa al sistema que no recomendamos ya que se pierde el registro de las recepciones y es proclive a errores
- Crear un código interno propio. Como podemos repetir siempre el lote del fabricante, lo que podemos hacer es crear un código de lote interno que tenga relación con el de fabricante. Por ejemplo, si nuestro lote de fabricante es ZH00283, nuestros lotes internos podrían ser ZH00283-1, ZH00283-2, ZH00283-3... y así sucesivamente. De esta manera siempre sabemos el lote original del producto e incluso podemos identificar la recepción del lote
El punto 2 es el más aconsejado para arreglar este fallo de diseño que siempre ha tenido Zoho Inventory desde que implantó el seguimiento de lotes. Incluso se podría automatizar mediante Deluge, pero eso es un tema más complicado que necesitaría de un desarrollador de Zoho.