Con Zoho CRM podemos controlar todas las ventas y finanzas de nuestro negocio, pero si tenemos una gran cantidad de movimientos lo más recomendable es utilizar aplicaciones diseñadas y específicas para ello como es la suite Zoho Finance, con Zoho Books como su máximo exponente
¿Es un propblema utilizar una aplicación para cada uso? Al contrario. Zoho CRM y Zoho Books se sincronizan a la perfección permitiendo ver los datos de clientes, pedidos y facturas en las dos plataformas. En esta sincronización Zoho tiene solo un problema: la sincronización de propietarios de cuenta no se sincroniza, ya que Zoho CRM y Zoho Books no se comportan de la misma manera en este tema.
¿Se pueden sincronizar propietarios de cuentas entre Zoho CRM y Zoho Books?
La respuesta corta es sí. La larga es que también, pero no es tan sencillo como configurar la sincronización automática que ofrecen las dos aplicaciones.
Y es que por un lado, Zoho CRM considera a los propietarios como los gestores de cada cuenta o contacto, pero Zoho Books los clasifica diferente: para el software financiero, todo lo sincronizado desde CRM son cuentas, por lo no diferencia entre contactos y cuentas como así lo hace Zoho CRM. Y, por el otro, según los permisos de cada perfil de usuario, puede dar problemas ya que si un usuario tiene permiso para ver todas las cuentas, no podrá ser nunca un propietario de una debido a como lo tiene definido Zoho en Books.
Además, Zoho Books diferencia entre propietarios de cuentas y vendedores (los cuales aparecen en las órdenes de venta y facturas), por lo que si no lo tenemos bien claro y configurado de manera correcta, podemos acabar teniendo mucho lío montado.
¿Cómo sincronizar propietarios entre Zoho CRM y Zoho Books?
Lo primero que debemos hacer es activar el campo de vendedor para que podamos tener un «propietario» en las órdenes de venta y las facturas. Para hacerlo, lo que debemos hacer es ir a las Preferencias de Zoho Books, y bajo el submenú General encontraremos una casilla para activar con el texto «Deseo agregar un campo para el vendedor»
Una vez activado el campo para el vendedor, Zoho Books entenderá que cuando se crea cualquier transacción el propietario de la cuenta será el vendedor de la transacción.
¿Qué nos queda? Que se sincronicen los propietarios de cuenta del CRM con los de Zoho Books. Para eso vamos a tener que crear un flujo de trabajo en Zoho CRM cuando se crea una cuenta. Este flujo tendrá que activar una función personalizada en Deluge que sincronice los propietarios con Books. Meternos en harina con el lenguaje Deluge es por ahora la única solución para este problema, por lo que recomendamos buscar ayuda de un desarrollador de Zoho autorizado con experiencia.
