Cómo detectar los duplicados en Zoho CRM

Detectar Duplicados en Zoho CRM

Es muy común cuando realizamos una importación o hay varias personas introduciendo datos en nuestro Zoho CRM que aparezcan duplicados. El sistema de Zoho es capaz de detectar contactos y cuentas duplicadas cuando introducimos datos. Esta detección solo la hará a través de la dirección del correo electrónico o si tenemos algún campo de cuenta o cliente marcado como único, por lo que en otros casos, aunque los datos sean similares o iguales, nos permitirá siempre introducir la cuenta y duplicar de manera incorrecta los datos.

Como siempre decimos, la integridad de los datos (que estén correctos y sean fiables) es una parte muy importante de nuestro proceso de negocio, por lo que hay que estar siempre atentos a la posibilidad de tener información de más en nuestro Zoho CRM. Afortunadamente, Zoho CRM posee un sistema para detectar duplicados y borrarlos o combinarlos.

Cómo detectar y combinar duplicados en Zoho CRM

Detectar Duplicados en Zoho CRM

Como detectar entradas duplicadas en Zoho CRM y resolverlo

Para hacer uso de la opción de detectado de duplicados, tenemos que ir al módulo correspondiente, que suele ser Contactos o Cuentas, hacer click en el botón de arriba a la derecha que pone «Más acciones» y buscar la opción «Deduplicar XXXX«, donde «XXXX» será el nombre de nuestro módulo, en este caso, Cuentas o Contactos o el nombre personalizado que le hayamos podido dar. En ese momento, Zoho CRM nos pedirá a través de qué dato quiere que busquemos, que puede ser el correo electrónico, el teléfono, el nombre del conctacto/cuenta o incluso el usuario de Facebook.

Una vez iniciado el sistema de «deduplicación», Zoho CRM comenzará a combinar y eliminar las entradas duplicadas y, si tiene dudas sobre algunos contactos, nos los mostrará con todos los duplicados que ha encontrado para que escojamos los datos de cada entrada que queremos quedar en el nuevo contacto. Así por ejemplo, si nuestro contacto «Mario Pérez» está duplicado y tiene el correo electrónico «[email protected]» y «[email protected]», Zoho CRM nos permitirá escoger qué dirección queremos que se mantenga en el contacto combinado.

El proceso de revisión de los contactos que tiene dudas es manual, pero normalmente serán muy pocos ya que Zoho CRM a través de sus algoritmos e inteligencia artificial es capaz de distinguir qué datos son importantes y crear un contacto combinado con los duplicados con la mejor información posible.

Share