La suite de Zoho, con Zoho One como gran exponente al ofrecer todas las aplicaciones que una empresa puede necesitar, suele cubrir la mayoría de las necesidades que tenemos en nuestro día a día. Pero como todo, siempre hay ciertas acciones o flujos de trabajo en los que las aplicaciones de Zoho, al ser generalistas, no cubren o lo hacen de la manera que necesitamos.
Esto no significa que debamos buscar una alternativa a Zoho, puesto que la mayoría de las aplicaciones que nos ofrece la suite tienen opciones de personalización y adaptación para que el sistema sea lo más eficiente y nos valga para nuestros flujos de trabajo. Este tipo de personalizaciones pueden variar según la aplicación pero se basan en dos: la creación de flujos de trabajo y el uso de funciones personalizadas con el lenguaje Deluge.
Flujos de trabajo en Zoho: qué se puede hacer
Los flujos de trabajo en Zoho CRM o Zoho Books son una herramienta potente a la hora de automatizar o programar ciertas acciones. Las automatizaciones se suelen basar en «disparadores» (triggers), que son eventos que ocurren en el CRM y que activan una o varias acciones automáticas que queremos hacer. Por ejemplo, podemos enviar un correo electrónico de bienvenida cada vez que convertimos un lead (Posible Cliente) en Cliente, o también podemos asignar automáticamente un posible cliente a cierto usuario si es de una zona geográfica determinada.
Otra clave de las automatizaciones son las programaciones en el tiempo. Gracias a ellas, podemos realizar acciones como enviar un aviso cuando hay un trato abierto demasiados días, o cuando no se ha cubierto correctamente una ficha o incluso, basándonos en un campo de fecha en los tratos, recordar mediante un correo electrónico al contacto que la renovación de su producto está próxima.
¿Qué otras automatizaciones en Zoho CRM podemos hacer? Aquí te dejamos una lista de posibles automatizaciones para inspirarte. Algunas son complejas y podrían requerir a un experto en Zoho para configurarlas y aplicarlas.
- Enviar automáticamente las facturas al correo electrónico del cliente
- Crear las facturas automáticamente después de enviar el pedido en Zoho Books
- Corregir las direcciones de los clientes en Zoho CRM con inteligencia artificial
- Avisar de llamadas perdidas de clientes en Zoho Cliq
- Crear remesas bancarias con las facturas que tengan forma de pago domiciliación
- Automatizar la selección del almacen en los pedidos en Zoho Inventory
- Seleccionar automáticamente el transportista en Zoho Inventory según tarifa
- Cambiar tickets de departamento en Zoho Desk según el contenido del mensaje
- Crear una reunión de manera automática cuando un trato se completa en Zoho CRM
- Automatizar llamadas según tickets de soporte en Zoho Desk
- Recibir aviso de respuesta a encuesta en Zoho Forms en Cliq
- Enviar un WhatsApp al contacto cuando se complete un trato en Zoho CRM
