Cuando empezamos con Zoho CRM nos encontramos con un lienzo en blanco dispuesto a que lo llenemos con datos de nuestros posibles clientes, contactos y cuentas. Si ya tenemos una base de datos, esta suele ser demasiado grande para que podamos ir uno a uno introduciendo los contactos con todos sus datos. Con Zoho CRM no es necesario, ya que es posible realizar la importación masiva de contactos y cuentas de manera sencilla. Te contamos como
Importar Cuentas o Contactos en Zoho CRM
Lo primero que necesitamos para realizar la importación es un archivo con nuestra base de datos. Zoho CRM puede leer archivos habituales como csv, xls, xlsx o vcf. La única limitación es que sean menos de 5.000 filas. Si son más, deberemos usar siempre archivos separados por comas, es decir, los .csv.
Para comenzar la importación debemos ir a la sección de Zoho CRM que queremos importar, ya sea Posibles Clientes, Contactos o Cuentas y darle, en el botón azul de arriba a la derecha, a la flecha y en el desplegable darle a «Importar Contactos»
A continuación se nos abrirá una página que nos pide si queremos subir un archivo aparte o seleccionar un sistema CRM del que venimos. Si optamos por esta segunda opción, el sistema reconocerá el formato de archivo de exportación del CRM que le hemos indicado y lo hará directamente, pero si no es así, debemos subir el archivo dándole al botón de la izquierda.
La siguiente pantalla nos dice si queremos actualizar o crear registros Esto es muy útil si tenemos una base de datos con registros actualizados de los que ya tenemos. ¿Cómo los identifica Zoho CRM? Pues a través del campo que le indiquemos. Por defecto solo puede ser la ID del contacto (un número interno que utiliza Zoho CRM) o el correo electrónico. En este momento también podemos decirle si queremos que actualice con datos o los omita cuando encuentre alguno duplicado.
Asignar datos a campos de Zoho CRM
Después de subir el archivo es hora de asignar columnas a campos del CRM. ¿Qué quiere decir esto? Pues que debemos decirle al sistema qué columnas de nuestro archivo corresponden a qué campos de nuestra ficha de Cliente. Por ejemplo, si en nuestro excel tenemos el nombre y la dirección del cliente, deberemos decirle a Zoho CRM que esas columnas corresponden a los campos «Nombre» y «Dirección» en nuestra ficha de contacto, cuenta o posible cliente.
Como se puede ver en la imagen superior, a la izquierda vemos las columnas que tenemos en nuestro archivo y a su derecha los campos de Zoho CRM que podemos asignarle. El asterisco rojo significa que ese campo es obligatorio a la hora de crear un nuevo registro, por lo que debemos asignarlo siempre.
En la parte derecha vemos tres ejemplos de los datos que va a importar, para así tener una guía de lo que contiene el archivo y saber qué vamos a asignar a los campos del CRM:
En la parte superior tenemos también la opción «Asignar valor predeterminado«, que nos permite asignar un valor fijo a cualquier campo de la ficha de Zoho CRM que vamos a crear con la importación. Por ejemplo, si sabemos que todos los registros de nuestro archivo son de nuestro eCommerce, desde esta opción podemos ponerle que la «Fuente de posible cliente» tenga el valor eCommerce aunque no lo tengamos en el archivo.
No es necesario asignar todas las columnas de nuestro archivo a campos de Zoho CRM, tan solo las que nos interesen (además de las que tengan asterisco rojo, que son obligatorias).
Una vez elegidos los campos, le damos al botón azul abajo a la derecha y el sistema comenzará la importación. Dependiendo de la cantidad de registros, el sistema tardará más o menos tiempo, pero siempre nos enviará un correo electrónico notificándonos lo que ha hecho, con datos sobre los registros importados, los actualizados y los omitidos, de haberlos, porque ha detectado algún error.
